Erste Wiki-Erfahrungen

Ein Intranet auf Wiki-Basis – für geschlossene Netzwerke im Nonprofit-Bereich: Ich hoffe, das Modell ist erfolgreich und macht Schule. Mein Lieblingskapitel ist derzeit das erste: Grassroots is best. Nachdem die (möglichen) technischen Anforderungen von Foswiki grundsätzlich meinen Vorstellungen einer Intranet-Software entsprechen und die Grundfunktionen zur Verfügung stehen, ist die alltägliche Arbeit damit angenehm. Mit den Plugins gibt es derzeit allerdings noch Probleme: Das CalendarPlugin beispielsweise wurde noch nicht fehlerfrei von der Vorgängersoftware TWiki adaptiert, so dass es derzeit noch nicht zur Verfügung steht. Das ist enttäuschend, da gerade die Plugins als das herausragende Merkmal von Foswiki gelten sollen.

Stewart Mader sagt absolut überzeugend, dass die Entwicklung eines Wiki unbedingt von der Basis ausgehen muss. Der Nutzer nimmt das Wiki dann an, wenn es auf möglichst freiwilliger Basis, als Angebot, zur Verfügung steht – ohne Druck, dieses nutzen zu müssen. Wenn es anstrengend ist, das Wiki zu nutzen oder wenn restriktive Regeln den Nutzer behindern, werden diese sobald möglich aufhören, es zu nutzen. Sollten die Nutzer aber anfangen, das Wiki zu mögen und sollten sie spüren, dass es ihre Arbeit verbessert, werden sie aktiv.

Das sehe ich ebenso und hoffe natürlich, dass es auch in der Praxis so ankommt, wenn das Wiki als Angebot und Einladung zur Verfügung steht. Menschen entwickeln ihr eigenes Potential nur, wenn sie Raum dazu haben. Social Media stellt Raum zur Verfügung – Raum, der von Einzelnen und Gruppen genutzt werden kann. So sollen Wikis – ob geschützt oder offen – Gruppen Raum geben, sich zu entfalten und sich als Gruppe zu entwickeln. Eine Gruppe, die über Wissensmanagement verfügt, entwickelt einen inhaltlichen und sozialen Kern, der das Nachhaltigkeitspotential enorm erhöht.

Zum nächsten Kapitel Wiki vs. Email könnte ich jetzt schon einiges sagen, aber das verschiebe ich aufs nächste Mal. Allerdings glaube ich nicht, dass ich jeden Tag zu jedem Kapitel etwas beisteuern kann, ichh möchte die Ansätze schließlich zunächst am lebendigen Objekt, sprich Netzwerk, ausprobieren.

Wiki-Management: Serie in 21 Teilen

Über die Implementierung und Belebung „meines“ Intranets auf Grundlage der Wiki-Software Foswiki bin ich auf die Video-Serie 21 Days of Wiki Adoption von Stewart Mader gestoßen. Zwar bereits ein Jahr alt, aber aus meiner Sicht dennoch höchst erwähnenswert: In 21 Statements erklärt Mader auf verständliche Weise die Vorteile von Wikis und wie diese zu nutzen sind. Auf grafische Unterstützung verzichtet Mader (leider) ganz und allzu vertiefende Einsichten in die Strategie zur Belebung von Wikis gibt es in dieser Serie nicht – aber sämtliche wichtigen Bereiche werden behandelt: Die Bedeutung der Basis (Nutzer), Unterschied eines Intranets auf Wiki-Basis zur Wikipedia, Kollaboration, Vorteile gegenüber Emailverkehr, Wikis als Projektmanagementtool, Teilen und Beteiligung als Grundhaltung etc. werden überzeugend dargestellt. Die Serie richtet sich an Entscheider, die sich über die Möglichkeiten von Wikis im Unternehmenseinsatz überzeugen (lassen) möchten, jedes einzelne Serienelement kann sehr gut einzeln eingesetzt werden.

Fazit: Die Serie eignet sich hervorragend als Einstieg für alle, die mit dem Gedanken spielen, ein Intranet auf Wiki-Basis einzurichten und zu beleben.

Wiki als Intranet – erste Schritte

Für geschlossene Gruppen im Bildungsbereich baue ich derzeit an Intranet-Lösungen auf der Basis von Foswiki (Free Open Source Wiki), aus der ehemals Open Source-Lösung TWiki entstanden. Foswiki ist für den Einsatz als Unternehmens-Intranet konzipiert und ich möchte meine schrittweisen Erfahrungen mit der für mich neuen Software dokumentieren. Ich werde als Admininstrator für einzelne Webs die Nutzerverwaltung führen und dafür Sorge tragen, dass das Wiki angenommen und von möglichst aktiven Nutzern weiterentwickelt wird.
Zunächst einmal bietet Foswiki standardmäßig einen einfachen WYSIWYG-Editor, vergleichbar mit anderen online-Editoren, was es auch HTML-ungeübten Nutzern leicht macht, Topics (Artikel) neu zu erstellen. Beim Editieren von Artikeln sieht die Sache allerdings schon etwas weniger einfach aus, denn die Formatierung erscheint auch im WYSIWYG zum Teil in HTML. Überschriftenformatierungen werden so angezeigt, wie ich sie gerne hätte, Links allerdings im <a href-Format. Da die Intranets möglichst niederschwellig auch von absolut HTML-unkundigen Nutzern  bedient werden sollen, ist dieser  Punkt bereits problematisch. Ich hoffe, das kann mit wenig Aufwand angepasst werden.

Plugins sind wie schon beim Vorgänger TWiki zahlreich vorhanden und müssen nicht erst aufwändig angepasst werden. Unter anderem finden sich KalenderPlugin, SpreadsheetPlugin, TablePlugin, ActiontrackerPlugin und zahlreiche andere sinnvolle und bereichernde Anwendungen darunter. HTML-unkundig sind diese allerdings nicht einzusetzen, mit WYSIWYG ist da nichts zu machen. Das schließt von vorn herein aus, dass die breite Masse an Nutzern die Plugins selbst in neue Topics einbaut, was natürlich wünschenswert wäre. Wenn ein Nutzer eine neue Tabelle anlegen möchte, um beispielsweise eine Liste mit Fortbildungswünschen anzulegen, sollte das auch einfach möglich sein. Wenn er erst den Anwender um Rat fragen muss, bremst das seine Motivation. Ich hoffe aus Anwendersicht, dass daran innerhalb der Community noch gearbeitet werden wird.

Die Grundstruktur und die Nutzerverwaltung begeistern mich aus mehreren Gründen: Mit einer Foswiki-Installation können beliebig viele Einzelwebs mit jeweils völlig unterschiedlichen Nutzerberechtigungen aufgesetzt werden. Der Aufwand besteht Anfangs lediglich darin, die Templates für die einzelnen Webs anzulegen und Berechtigungen je nach Web festzulegen. So kann ein Nutzer beispielsweise die Berechtigung zum Betrachten und/oder Editieren eines bestimmten Webs erhalten oder er kann beliebig vielen Webs zugeordnet werden. Oder es werden Gruppenberechtigungen auf die gleiche Weise vergeben. Es können aber auch für spezifische Topics ganz individuelle Berechtigungen vergeben werden. Das macht Sinn, wenn es Artikel gibt, die tatsächlich nicht zur Diskussion stehen und nur betrachtet werden sollen oder wenn es innerhalb eines Webs Artikel gibt, die nur bestimmten Personen zugänglich gemacht werden sollen. Mit diesen Funktionen unterscheidet sich Foswiki deutlich von anderen Wiki-Lösungen wie z.B. MediaWiki, bei dem ein Schwerpunkt beispielsweise Schutz vor Vandalismus darstellt. Dies ist bei Intranets in der Regel nicht der Fall, da alle Nutzer namentlich registriert sind, jede Änderung an Topics jederzeit nachvollzogen werden kann und bösartiges Verändern eingestellter Inhalte somit unterbleibt. Das Registrieren und die Berechtigungseinstellungen funktionieren vielversprechend und ich freue mich schon darauf, den zukünftigen Nutzern das noch etwas leere Intranet in knapp zwei Wochen vorzustellen und hoffe, dass diese sich motivieren lassen, das Ganze beleben werden. Denn technische Möglichkeiten sind natürlich das Eine, die ganz persönliche Motivation und der Mehrwert für die Nutzer das Andere. Über den Einsatz von Wikis als Intranet gibt es eine sehr ansprechende Präsentation vom Projektmanagement 2.0-Blog, die im ersten Teil den Einsatz derartiger Wissensmanagement-Tools kritisch hinterfragt und vor allem vor zu viel Euphorie warnt:

Der zweite Teil widmet sich dem Schwerpunkt der informellen Netzwerke, deren Bildung und Informationsfluss durch Social Media wie Wikis begünstigt werden: