Wiki vs. Email

Jeder, der in Teams und Netzwerken arbeitet – seien sie organisationsintern oder –extern, hat erhöhten Abstimmungsbedarf bezüglich der Inhalte seiner Arbeit: Konzeptionen, öffentlichkeitsrelevante Texte, Produkt- und Serviceentwicklungen, Protokolle, Zeitpläne etc. bedürfen oftmals intensiver Abstimmungsprozesse. In klassischer Weise geschieht dies bei räumlich nahen Gruppen über Meetings, unterstützt durch den Austausch per Email. Bei Gruppen, deren Mitglieder räumlich weit voneinander entfernt arbeiten, verlagert sich der Schwerpunkt zusehends auf den Email-Bereich, selten unterstützt – wenn vorhanden – durch Online-Konferenzen. Email ist vom reinen Benachrichtigungsinstrument zu einem Austausch- und Absprachemedium geworden, was – und das wird mir deutlich, wenn ich in meinen Posteingang schaue – ein echtes Problem darstellt. Ein Wiki ist als Kollaborationsinstrument hingegen deutlich besser geeignet, wie Stewart Mader bereits dargestellt hat.

Kollaboration als Mühsal

Wenn beispielsweise eine Gruppe an einem gemeinsamen Dokument arbeitet, funktioniert dies per Email in der Regel so: Jemand (der in diesem Fall Zuständige oder Koordinator) schickt eine Email mit dem Entwurfsdokument an seinen Gruppenverteiler, der aus, sagen wir mal, sieben Personen besteht. Die erste Schwierigkeit entsteht möglicherweise bereits zu diesem Zeitpunkt: Kann das Dokument in der gewünschten Formatierung von allen Gruppenmitgliedern geöffnet werden? Oder benutzen die Mitglieder möglicherweise verschiedene Word-Versionen oder setzen sie gar auf verschiedene Office-Programme, mit denen sich die Datei nicht oder nicht in der gewünschten Formatierung öffnen lässt? Nun gut… angenommen, das Dokument kann von allen Gruppenmitgliedern problemlos geöffnet, betrachtet und bearbeitet werden. Wie ist der weitere Vorgang? Jeder, der an dem Dokument etwas zu verbessern oder zu dokumentieren hat, arbeitet seine Änderungen ein – entweder direkt im Text, der eine in rot, der andere in grün, wieder ein anderer einfach in der Textfarbe, oder per Kommentar, wenn er sich nicht sicher ist, ob seine Anmerkung oder Änderung gewünscht ist. Dieses irgendwie geänderte Dokument schickt er an den Koordinator zurück mit der Bitte, seine Änderungen und Kommentare zu berücksichtigen. Unter Umständen erhält dieser im Laufe eines definierten Zeitraums sieben auf diese Weise bearbeitete Dokumente zurück. Die Mühe, die einzelnen Änderungen aufeinander abzustimmen, blende ich einfach mal aus. Wiederum angenommen, ihm gelingt es, aus diesen Einzeländerungen wieder ein neues Dokument, den zweiten Entwurf, zu erstellen. Dann schickt er dieses zur weiteren Abstimmung an seinen Verteiler, das Prozedere kann erneut beginnen. Zu diesem Zeitpunkt, also nach der ersten Änderungsrunde, hat jeder Teilnehmer, so er nicht diszipliniert das Ursprungsdokument, seine Änderungsversion und die zugehörigen Emails gelöscht hat, mindestens drei verschiedene Versionen des Dokuments vorliegen. Ohne exakte Versionsnummerierung gerät er womöglich jetzt schon ins Schwitzen, welches denn nun die aktuelle Version ist.

Transparente Kollaboration

Diese Probleme tauchen mit Wikis als Kollaborationsinstrument nicht auf, hier würde sich der Ablauf wie folgt darstellen:
Jemand (der in diesem Fall Zuständige oder Initiator) stellt einen Text in das Wiki und informiert per Email an seinen Gruppenverteiler, dass das Dokument zur gemeinsamen Bearbeitung bereit steht. Die Mitglieder loggen sich mit ihrem Browser ein und können den Text jeweils individuell bearbeiten, was entsprechend unabhängig von installierter Software oder Betriebssystemen funktioniert. Mögliche Konflikte durch gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments von zwei Personen umgeht das System durch Sperrung des Zugriffs auf das Dokument – so jedenfalls bei Foswiki. Jeder Nutzer arbeitet seine Änderungen direkt in das Dokument ein, bis letztendlich ein gemeinsames Dokument entsteht, ohne unterschiedliche Versionsnummern. Sollte jemand in der Gruppe Sorge haben, dass seine Vorschläge verworfen werden und „seine“ Inhalte verloren gehen, gibt es im Wiki die Möglichkeit, jegliche Änderungen nachzuvollziehen (mit Angaben zum Autor, Zeitpunkt und Inhalt der Änderung), so dass ein verworfener Dokumentteil niemals verloren ist. Die Zusammenarbeit geschieht also transparent, das aktuelle Dokument ist stets und für alle Gruppenmitglieder einsehbar. Ein weiterer Vorteil: Die Arbeit verteilt sich auf mehrere Schultern, es muss keine Koordination von einem Mitglied geleistet werden. Die Mitglieder einer Gruppe arbeiten – unabhängig von deren Status im Unternehmen – gleichberechtigt.
Lange Rede, kurzes Video: sehr anschaulich hat diesen Sachverhalt leelefever in einem kurzen Film dargestellt:

Einzige Einschränkung von Wiki gegenüber Email: Die Mitglieder arbeiten Online an dem Dokument.

Nie mehr Email?

Ein Wiki ersetzt Email-Kommunikation nicht. Es bietet aber eine deutlich bessere Voraussetzung für Zusammenarbeit, als dies per Email möglich wäre. Ganz auf den gewohnten Email-Austausch soll nicht verzichtet werden. Es macht ja Sinn, z.B. in einem Wiki-Newsletter wöchentlich oder monatlich – je nach Dynamik innerhalb des Wikis – auf neue Artikel oder besonders dynamisch bearbeitete Dokumente hinzuweisen, um die Aufmerksamkeit stets auf das Wiki und besondere Inhalte zu fokussieren. Zudem funktioniert 1:1-Kommunikation per Email nach wie vor hervorragend. Über Email wird informiert und kommuniziert, mit dem Wiki arbeiten Gruppen zusammen.

Meine Erfahrungen

Das Intranet, das ich auf Foswiki-Basis pflege, hat mittlerweile nach gut sechs Wochen 35 Mitglieder, von denen fünf sehr aktiv sind und bereits Inhalte erstellt haben. Gemeinsam wurden bereits Konzeptpapiere und Öffentlichkeitsmaterialien erstellt – Vorgänge, die bei dezentral arbeitenden Gruppen häufig zu immensem Aufwand per Email-Abstimmungen führten. Im Wiki waren dies überschaubare Prozesse: Die Gruppenmitglieder wurden informiert, dass ein Vorentwurf zu den jeweiligen Dokumenten im Wiki bereit steht und zur Bearbeitung und zum Kommentieren freigegeben ist. Bis zu einer gesetzten Frist konnte an den Dokumenten herumgebastelt werden, was bei dieser ersten echten Netzwerk-Kollaboration auf erstaunlich hohe Resonanz traf, zumal die Mitglieder noch recht unerfahren in der Bedienung des Wikis waren. Zugleich haben wir die „alten“ Kommunikationskanäle jedoch nicht verschlossen, sondern die klassische Antwort per Email zugelassen, diese wurde aber gegenüber der direkten Arbeit im Wiki nur von wenigen Mitgliedern genutzt. Wichtig ist uns, dass die Mitglieder in den Gruppen und Netzwerken nicht gezwungen werden, das Wiki zu nutzen, sondern dass sie den Mehrwert für sich persönlich erkennen und deshalb das Wiki nutzen, was zumindest einen guten Anfang nimmt.

Diese ersten positiven Beispiele lassen mich zuversichtlich in die Zukunft schauen, was das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und Projekten in Gruppen angeht.

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