Vorbereitung eines Internen Audits bei einem Beratungsnetzwerk

Mein erstes Internes Audit steht an: In acht Wochen auditiere ich ein Beratungsnetzwerk in einem anderen Bundesland. Bei dem Auftraggeber handelt es sich um eine Organisation, die innerhalb eines Beratungsnetzwerks die steuernden Funktionen innehat und derzeit ein Qualitätsmanagementsystem nach KQB (Kundenorientierte Qualitätstestierung für Beratungsorganisationen) aufbaut. Dieses wird im Laufe des Jahres extern auditiert und im Erfolgsfall testiert.

Update 4.12.2013: das Beratungsnetzwerk wurde mittlerweile erfolgreich testiert.

Was ist ein Internes Audit?

Ein Audit ist ein Soll-Ist-Vergleich. Das Interne Audit nach KQB dient dem Beratungsnetzwerk im Vorfeld der Testierung als eine systematische und unabhängige Untersuchung der qualitätsbezogenen Tätigkeiten und der Überprüfung des Erfüllungsgrades der geforderten Normenanforderungen innerhalb eines zuvor festgelegten Bereiches. Die in diesem Zusammenhang erfolgten Feststellungen werden durch den Auditor dokumentiert, eventuelle Abweichungen benannt und Hinweise für Verbesserungsmaßnahmen gegeben. Intern ist das Audit insofern, als die Ergebnisse nur an den Auftraggeber übermittelt werden und der internen Weiterentwicklung der Organisation oder des Netzwerks dient.

Ich plane nun also ein Systemaudit, in dem die zentralen Steuerungsstrukturen und Abläufe zwischen den Schnittstellen innerhalb des Beratungsnetzwerks analysiert und bewertet werden. In diesem Fall sogar als Generalprobe vor dem „Ernstfall“.

Zeitlicher Ablauf des geplanten Internen Audits

X-6 Wochen: Veranlassung des Internen Audits
Auditoren werden benannt, Auditziele, der Auditumfang, die Auditkriterien (z.B. Normanforderung nach KQB) werden festgelegt.
Ergebnis: Audit-Programm

X-3 Wochen: Prüfung der Dokumentation
Prüfung von Selbstreport, Ablaufplänen, Organigramm etc. / Überblick über den Stand des QM-Systems und die Schwerpunkte der Organisation bzw. des Netzwerks
Ergebnis: Audit-Checkliste mit konkreten Fragen

X-2 Wochen: Vorbereiten des Audits vor Ort
Den zeitlichen und inhaltlichen Ablauf planen (Wann wird wo was mit wem untersucht, Pausen, Eröffnungs- und Abschlussgespräch), Checkliste fertigstellen
Ergebnis: Audit-Plan

Tag X: Durchführen des Audits vor Ort (zweitägig)
Einführungsgespräch, Untersuchung (Dokumentieren von Nachweisen und eventuellen Abweichungen), Abschlussgespräch
Ergebnis: Audit-Protokoll

X+4 Tage: Erstellen des Auditberichts
Zusammenfassender Bericht zum Stand der Erfüllung der Anforderungen durch den Auditoren
Ergebnis: Audit-Bericht mit Hinweisen und Empfehlungen sowie gegebenenfalls Auflistung von Abweichungen

X+4 Tage: Abschluss des Internen Audits
Übergabe des Auditberichts an den Auftraggeber

X+1 Woche: Bewertung des Internen Audits
Bewertung des Auditors durch den Auftraggeber

anschließend: Einleiten von Verbesserungsmaßnahmen
Die auditierte Organisation ist für die Festlegung und Einleitung der Korrekturmaßnahmen verantwortlich
Ergebnis: Maßnahmeplan

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